Căn cứ Điều 36 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 có quy định về “Hình thức báo cáo” như sau:

1. Đối tượng báo cáo gửi dữ liệu điện tử hoặc báo cáo bằng văn bản giấy khi chưa thiết lập được hệ thống công nghệ thông tin tương thích phục vụ cho yêu cầu gửi dữ liệu điện tử đối với các báo cáo được quy định tại các điều 25, 26 và 34 của Luật Phòng, chống rửa tiền.

2. Trường hợp cần thiết, đối tượng báo cáo có thể báo cáo qua fax, điện thoại, thư điện tử nhưng phải bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu thông tin báo cáo và phải xác nhận lại bằng một trong hai hình thức quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Đối với báo cáo giao dịch đáng ngờ, đối tượng báo cáo phải gửi kèm hồ sơ mở tài khoản đối với các giao dịch thực hiện thông qua tài khoản, thông tin nhận biết khách hàng, các chứng từ và tài liệu khác liên quan đến giao dịch đáng ngờ, các biện pháp phòng ngừa đã thực hiện.

Theo đó, về nguyên tắc đối tượng báo cáo gửi dữ liệu điện tử hoặc báo cáo bằng văn bản giấy khi chưa thiết lập được hệ thống công nghệ thông tin tương thích.

Ngoài ra, trong trường hợp cần thiết, đối tượng báo cáo có thể báo cáo qua fax, điện thoại, thư điện tử nhưng phải bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu thông tin báo cáo và phải xác nhận lại bằng một trong hai hình thức nêu trên.

Lưu ý là đối với báo cáo giao dịch đáng ngờ, đối tượng báo cáo phải gửi kèm hồ sơ mở tài khoản đối với các giao dịch thực hiện thông qua tài khoản, thông tin nhận biết khách hàng, các chứng từ và tài liệu khác liên quan đến giao dịch đáng ngờ, các biện pháp phòng ngừa đã thực hiện.

Căn cứ Điều 37 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 quy định về “Thời hạn báo cáo” như sau:

1. Đối tượng báo cáo phải báo cáo giao dịch có giá trị lớn phải báo cáo quy định tại Điều 25 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 và giao dịch chuyển tiền điện tử quy định tại Điều 34 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch trong trường hợp báo cáo bằng dữ liệu điện tử; trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch trong trường hợp báo cáo bằng văn bản giấy.

2. Đối tượng báo cáo phải báo cáo giao dịch đáng ngờ quy định tại Điều 26 của Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh giao dịch hoặc trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày đối tượng báo cáo phát hiện được giao dịch đáng ngờ.

3. Trường hợp phát hiện giao dịch đáng ngờ do khách hàng yêu cầu có dấu hiệu liên quan đến tội phạm thì đối tượng báo cáo phải báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trong thời hạn 24 giờ kể từ thời điểm phát hiện.

Theo quy định tại Điều 38 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 về “Lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo” như sau:

“1. Đối tượng báo cáo có trách nhiệm lưu trữ thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo sau đây:

a) Thông tin, hồ sơ, tài liệu nhận biết khách hàng;

b) Kết quả phân tích, đánh giá của đối tượng báo cáo đối với khách hàng, giao dịch phải báo cáo;

c) Thông tin, hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến khách hàng, giao dịch phải báo cáo;

d) Báo cáo giao dịch quy định tại các điều 25, 26 và 34 của Luật này và thông tin, hồ sơ, tài liệu kèm theo giao dịch báo cáo.

2. Thời hạn lưu trữ quy định như sau:

a) 05 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày đóng tài khoản hoặc ngày báo cáo đối với các thông tin, hồ sơ, tài liệu quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều này;

b) 05 năm kể từ ngày phát sinh giao dịch đối với các báo cáo quy định tại điểm d khoản 1 Điều này.”

Theo đó, lưu trữ đối với từng loại thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo như sau:

- Lưu trữ 05 năm kể từ ngày kết thúc giao dịch hoặc ngày đóng tài khoản hoặc ngày báo cáo đối với:

+ Thông tin, hồ sơ, tài liệu nhận biết khách hàng;

+ Kết quả phân tích, đánh giá của đối tượng báo cáo đối với khách hàng, giao dịch phải báo cáo;

+ Thông tin, hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến khách hàng, giao dịch phải báo cáo.

- Lưu trữ 05 năm kể từ ngày phát sinh giao dịch đối với các báo cáo giao dịch:

+ Báo cáo giao dịch có giá trị lớn phải báo cáo;

+ Báo cáo giao dịch đáng ngờ;

+ Giao dịch chuyển tiền điện tử.

Căn cứ Điều 39 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 quy định về “Trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo” như sau:

1. Đối tượng báo cáo phải cung cấp kịp thời thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo quy định tại khoản 1 Điều 38 của Luật này cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của Chính phủ.

2. Đối tượng báo cáo, cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nghĩa vụ báo cáo hoặc cung cấp thông tin cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định của Luật này không bị coi là vi phạm quy định của pháp luật về bảo đảm bí mật thông tin.”

Theo đó, đối tượng báo cáo có trách nhiệm cung cấp kịp thời cho Ngân hàng nhà nước Việt Nam và cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo theo quy định tại khoản 1 Điều 38 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022 bao gồm:

- Thông tin, hồ sơ, tài liệu nhận biết khách hàng.

- Kết quả phân tích, đánh giá của đối tượng báo cáo đối với khách hàng, giao dịch phải báo cáo.

- Thông tin, hồ sơ, tài liệu khác liên quan đến khách hàng, giao dịch phải báo cáo.

- Báo cáo giao dịch:

+ Báo cáo giao dịch có giá trị lớn phải báo cáo;

+ Báo cáo giao dịch đáng ngờ;

+ Giao dịch chuyển tiền điện tử.

Việc bảo đảm bí mật thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo được quy định tại Điều 40 Luật Phòng, chống rửa tiền 2022, cụ thể:

“1. Đối tượng báo cáo và tổ chức, cá nhân có liên quan phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo mật thông tin nhận biết khách hàng đối với thông tin, hồ sơ, tài liệu, báo cáo liên quan đến các giao dịch phải báo cáo theo quy định của Luật này.

2. Đối tượng báo cáo, người quản lý, người lao động thuộc đối tượng báo cáo không được tiết lộ thông tin về việc đã báo cáo giao dịch đáng ngờ hoặc các thông tin có liên quan đến giao dịch đáng ngờ cho Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.”